Kofax Communication Server

业务通信软件

Kofax Communication Server 是一种可确保在应用程序、设备和人员之间可靠交换关键业务信息的通信解决方案。无论您身在何处,也无论您使用何种设备或媒体类型,都可以将其功能集成到您的所有业务流程中,它支持业务流程自动化,可以推动您的业务发展。本服务器不仅能够与所有常见媒体类型(传真、短信、彩信、语音、电传)互连,更为重要的是,它将各个不同媒体类型的独特复杂性或特性完全融入统一的界面中。

高度可靠的业务通信

Kofax Communication Server 基于 Kofax 25 年的专业经验,能够提供最稳定的通信功能。由于其核心功能无需依赖于第三方,因而可以确保最高水准的品质。这种独特的、集成邮件通知机制的串联式设计理念可保证:无论哪个组件在何时出现故障,都不会出现确认邮件丢失的情况。

可确保合规性的集中式综合解决方案

Kofax Communication Server 是一套综合性的集中式通信解决方案,允许您从一个中心位置运行所有管理任务,并与其他应用程序互连。这样可以显著降低成本,并确保公司内部所有通信流保持高度的透明。邮件传输跟踪功能(TC/报告)不仅可以确保降低通信成本,还可将通信成本传递到清算系统,以便分摊到个人或部门。所有相关活动都会予以跟踪,以确保符合相关法律要求和合规性法规,例如萨班斯法案 (SOX)、健康保险流通与责任法案 (HIPAA)、新巴塞尔协定 (Basel II) 和爱国者法案 (Patriot Act)。

MFP 集成

Kofax Communication Server 可将多功能设备 (MFP) 集成到公司的通信系统中,从而大大节省潜在成本,同时为执行法律要求提供软件支持。可以将这些设备连接至服务器,然后对所有传入和传出文档进行集中编制索引和存档。服务器将会自动记录和跟踪所有与合规性相关的信息。各个多功能设备不再需要单独占用电话线路,也不需要额外安装传真卡。
拥有 Kofax VRS,扫描轻而易举 – 它可以实现高品质扫描,让您可以轻松传真扫描的文档。Kofax VRS 无需更改设置即可处理不同亮度和对比度的文档,实现传真和文本识别。可与 ERP 系统或文档管理资源等衔接,确保降低工作量,从而显著降低成本。

集成任何应用程序或设备

Kofax Communication Server 可与任何应用程序相集成,从而加快主要业务流程。所有服务和数据均可通过资料齐全的(基于文件或基于网络的)标准界面以安全、统一的方式进行访问。为了满足您的独特需求,我们提供开发人员 API,既可供您个人使用,也可由 Kofax Professional Services 团队用来为您提供定制服务。使用应用程序连接器,可以轻松将通信功能集成到 Microsoft Exchange、Lotus Notes、SAP 和 IBM WebSphere MQ 等企业应用程序中。

独立于通信服务器的硬件

Kofax Communication Server 提供一套独立于服务器的"即插即用"网关,可"插接"到 LAN 和电话线路。不再需要在传真服务器与 PBX 间进行复杂的布线,只需将线路服务器放在 PBX 旁边,然后连接至 LAN 即可。为增强可靠性,可以使用多线路服务器。如果出现硬件故障,可以更换线路服务器,而无需打开或关闭个人计算机 (PC) 并更换 PCI 卡。线路服务器可自行维护,因此,非常适合那些未配备本地 IT 支持人员的分公司。预先配置好的线路服务器可以运送到多个目的地,然后从当地连接至总部系统 — 很少需要甚至根本不需要进行配置和维护。

支持基于 IP 的通信媒体

使用 IP 传真(Fax over IP,FoIP),企业可以利用现有的 IP 基础设施,降低总拥有成本。具有 VoIP 基础设施的企业可以利用现有的基础设施(例如网关),享受到传统传真的所有优势(事务安全 — 仍然基于实时连接、安全且不受格式限制)。不需要专用硬件,传真机单独占用电话线路的时代已经一去不复返。
Kofax Communication Server IP 语音 (VoIP) 通道可以为所有 PABX 集成 H323 或 SIP 接口,从而节省公司使用语音功能(例如警报、上报、广播和交互式语音应答 (Interactive Voice Response, IVR))所产生的潜在成本。
诸如邮件等待代理(Message Wait Agent,MWA – 如果收件箱收到新邮件,无论是传真还是任何其他形式的邮件,电话指示灯都会闪烁)等增强功能可以通过本机集成组件用于 Cisco Call Manager。

安全的电子文档传送和上报处理

安全文档传送系统 (SDD, Secure Document Delivery) 可确保所有纸面文档(包括传真)都可通过电子邮件传送并遵循相关法律要求。SDD 可以将订单、确认书、票据信息和其他受法律约束的敏感文件自动转换为电子邮件,其中包含存放在网络服务器上的标准 Adobe PDF 或 TIFF 的链接。此传送方法可保证收件人收到的文档在格式上与发件人的本意相符。此外,它还可以跟踪接收人以及他们何时打开、处理或转发邮件。所有事务都会自动存档(包括审核跟踪)。这些电子邮件存储在安全的(基于 SSL 的) Kofax Communication Server 上,因而不再需要使用复杂的基础设施来加密电子邮件。此外,SSD 系统集成了一个授权流程,要求在访问时提供用户名和密码,因而提高了信息访问的安全性。系统会记录所有流程,如果收件人没有在预定的时间内下载邮件(或出现与此类似的其他情形),系统可以自动通知发件人。系统将通过不同渠道(语音信箱、短信等)自动将邮件上报给收件人。

利用电子邮件自动化业务流程

使用从电子邮件和附件采集的信息触发业务流程

随着电子邮件的日益普及,拥有大量客户入站通信的企业从客户收到的邮件流量正在以年均 70% 的幅度迅速增长。因此,对此类通信做出快速响应和处理的能力对提供优良的客户服务体验具有重要的意义。

要自动化文档驱动的业务流程、实现卓越运营及持续降低成本,必须在电子邮件和其他文档进入企业时立即采集相关信息,将其转换为可处理的数字信息,并将此信息传送至各工作流、流程和应用程序,这一点至关重要。

Kofax 提供出色的电子邮件和附件采集功能,包括:

  • 将电子邮件正文信息和所有可打印的附件转换为影像;
  • 可以提供二进制格式的附件以及影像;
  • 支持嵌套邮件;
  • 从电子邮件正文和附件中提取相关信息;
  • 对采集的信息加以分类并将其传送至相应的工作流和流程;
  • 以安全且可审核的方式自动存档电子邮件和附件;以及
  • 通过电子邮件、短信等手段实现自动通知

这一系列功能使企业能够在收到电子邮件时立即触发业务流程,而无需任何人工干预,甚至不需要打印。益处包括:

  • 更高的处理效率;
  • 更低的成本;
  • 更高的数据准确性;
  • 更快的响应速度;
  • 更优质的客户服务。

使用 Kofax Email Capture 的益处

更快的周转时间和更低的费用管理成本

有一家跨国制造商借助 Kofax 技术实施了一套集中式、全自动化的费用管理流程。该制造商全球各地的员工将其费用报表连带附加报告、收据、发票等资料都发送到一个集中管理的电子邮件地址,进行直通处理。

更优质的服务、更高的运营效率、更低的成本

一家美国保险公司针对其客户发来的所有邮件实施了一套集中采集和直通处理的方案。通过对元数据进行分类和提取,触发传送机制,将数字信息传送给正确的流程和人员。可以快速汇集与索赔相关的文档,加快索赔处理流程,此外,还可更快地与经纪人共享合同和其他文档。

结果:运营效率更高、客户服务更优质、查询处理速度更快,政策、索赔和发票的处理效率更高。

加快文档处理并遵守数据隐私规则与法规

一家美国银行通过采集和直通处理电子邮件与文档,简化并大大加快了投资组合和资产证明流程。为遵守数据隐私和数据安全法规,所有电子邮件和附件都使用 SSL 加密技术以及发起人和 IP 地址验证的方式编制索引并传送至应用程序。从输入到最终存档,整个数据流都通过整个组织中的各个接触点进行监控。

结果:重要信息的访问更快速更安全,实现了与资产和投资组合管理流程的无缝集成,改善了客户服务质量,减少了人力,降低了成本。

整合并加快发票处理流程

许多客户将所有传入发票的采集工作都整合到 Kofax Capture 平台上,无论收到的发票是电子邮件附件、传真还是纸面形式。收到这些发票后,Kofax Capture 会立即根据元数据对发票编制索引,然后将其直接传送至相应的财务流程或应用程序。

结果:发票处理效率更高,数据处理质量更佳,现金管理更完善,成本显著降低,供应商关系更为融洽。

借助于 Kofax 技术,企业可以利用统一平台采集所有数据和文档(无论这些数据和文档是来自电子邮件,还是来自传真、纸面和电子形式)以及传达和交换信息,这一切会令企业受益匪浅。


统一消息传送

利用集成的统一消息传送解决方案,可以通过电子邮件、传真、电传、电话、短信或彩信等各种不同的媒体访问业务信息。无论是在办公室、在途中还是处理业务的任何地点,员工都可以通过各种不同的设备访问这些信息。

其结果是,访问来自计算机、传真或移动电话等各种来源的信息以及搜索适当的通信渠道都变得更为快捷,而且它可以平滑地集成到员工的正常工作环境中,例如 MS Outlook 或 Lotus Notes 邮箱。

这种统一系统可确保关键业务信息快速有效地传递给您公司的员工。该系统会给您带来诸多益处:管理成本显著降低,员工积极性提高,每位员工的每周工作量会减少 30-120 分钟(资料来源:Intel study)。此外,还可以避免双广播,降低电话成本 (VoIP),缩短响应时间,并且可以跟踪通信。

特性:

  • 所有邮件和数据一目了然
  • 离开办公室期间也可以访问所有邮件
  • 无需额外的学习 — 无论是电子邮件、传真、语音还是短信,统统采用您熟悉的电子邮件客户端用户界面
  • 集中管理的服务器解决方案,一套服务器集成所有通信功能
  • 提供分线箱,适合拥有多个办事处的公司,使您随时随地均可访问统一的信息
  • 高可用性与故障容错配置,确保可以随时可靠地调用各种不同通信渠道的信息
  • 存档集成全文搜索功能,可以存储所有邮件,不受媒体类型和格式的限制
  • 所有相关通信活动都按照萨班斯法案 (SOX)、健康保险流通与责任法案 (HIPAA)、新巴塞尔协定 (Basel II) 和美国爱国者法案 (Patriot Act) 的要求进行跟踪
  • 管理员监控选项中包括系统以及所有发送和接收的邮件的可用性与利用率
  • 语音信箱系统提供个性化的邮件录制功能
  • 用户可以定义语音邮件的转发方式
  • 直接从通讯录拨号,方便快捷

生产级消息传送

将传真和电子邮件等通信媒体集成到业务流程中,可以改善业务工作流,降低运营成本,帮助遵守法律要求。拥有 Kofax Communication Server,可以快速压缩和存储传入邮件并将其转发到适当的业务流程,而不受媒体或格式类型的限制。邮件再也不会丢失或延迟。

传出邮件可以通过传真、电子邮件、短信或语音等不同媒体类型,以单发或群发的形式发送至任何收件人和任何系统。自动生成的呼叫可以用来上报关键事件诸如系统关闭或任何其他类型的警报等关键事件。

无论是直接从业务应用程序还是从 Lotus Notes 和 Microsoft Exchange 等现有的群件应用程序(虚拟传真)创建和发送邮件,我们的解决方案都能提供业务所需的全部功能,并将其无缝集成到您的 IT 系统中。

拥有 Kofax Communication Server,客户可以充分享受到市场领先产品所带来的优势(资料来源:Davidson Consulting 的预测,2006-2011 年,基于计算机的传真市场将占据生产级传真市场 25.2% 的份额)

特性:

  • 可靠的邮件传输、问题上报功能
  • 事务安全
  • 集中管理的服务器解决方案,将所有通信渠道集成到同种系统中
  • 对于拥有多个办事处的公司而言,通过 IP 协议连接的分线箱(连接至 PSTN 的传真和语音接口),即使是距离最远的办事处,也可以像在总部那样随时即需访问我们解决方案中的各个组件及其所有特性和功能。
  • 可遵照相关法律和法规(SOX、HIPAA、Basel II 和 Patriot Act)的规定对信息进行存档。我们的存档系统可以自动存储所有传入和传出邮件,需要时可以随时使用搜索功能访问这些邮件。支持与所有主要的企业内容管理 (ECM) 系统相集成
  • 多种开放式接口(WEB、API、SMTP 和 FILE)
  • 可连接至各种业务应用程序(IBM 的 WebSphere MQ 或 ActiveX)
  • 高可用性与故障容错配置,确保可以全天候地、可靠而完整地调用各种不同通信渠道的信息
  • 管理员监控选项中包括系统以及所有发送和接收的邮件的可用性与利用率
  • 最低的传送成本

短信服务 (SMS)

短信服务 (SMS) 已经成为员工、合作伙伴和客户之间的一种重要通信方式。Kofax 提供两种 SMS 解决方案:

  • 对于短信发送量大的公司(生产级消息传送),Kofax Communication Server 可以通过 IP 连接将短信传送至短信服务提供商。
  • 对于短信发送量少的公司 (每月少于 1000 条),Kofax 提供一个易于安装的 GSM 箱,可以通过 LAN 连接至 Kofax Communication Server。GSM 箱适用于所有频率(900、1800、1900 以及根据需要设定的 850 MHz)及全球所有地区,并且可与标准 SIM 卡配合使用。

使用基于 Kofax Communication Server 的 SMS 解决方案,公司可以通过 SMS 广播或个人 SMS 支持各种增值业务,其中包括:

企业内

  • 传真、电子邮件或语音邮件送达通知
  • 紧急情况(如服务器故障)警报
  • 任务和约会提醒
  • 向现场人员传送最新信息,例如新订单、客户查询和委托
  • 内部数据库(例如 EPR 和 CRM 系统)的信息查询
  • 配置消息

客户服务

  • 广告与公告
  • 订单状态变更通知与付款提醒
  • 提供临时访问代码(例如银行业务中使用的 PIN 码)
  • 股票价格波动和帐户余额限制警报
  • 天气警告和花粉过敏警告
  • WAP 配置文件、vCard 和影像的配置消息

使用方便

Kofax Communication Server 可集成到几乎任何标准电子邮件环境或应用程序中,而无需在用户的台式计算机中添加任何新应用程序。用户可从邮件客户端(例如 Microsoft Outlook 和 Lotus Notes)发送 SMS 消息。寻址功能可以自动指定短信服务提供商,并且可以向用户收件箱传回未送达通知。Kofax SMS 解决方案通过 Unicode 支持所有语言。

安全通信

SMS 安全可靠,可以阻止病毒入侵及外部访问,所有邮件通讯都会予以记录且可以追踪。此外,可以通过使用多个 SMS 信箱和短信服务提供商来实现故障容错。

卓越功能

超过 160 个字符的传出 SMS 消息将自动分割成若干条消息,然后在收信人的移动电话中重新组合。传入 SMS 消息则直接传送至用户的电子邮件收件箱。

ERP 集成

ERP 系统是很多公司的核心系统。这些为公司内部业务程序提供支持的解决方案提供丰富的应用程序与功能。不过,要将这些用于内部业务流程的系统有效集成到与外部客户、合作伙伴或供应商之间的通信系统中,通常并不简单。

因此,将公司内部和外部使用的所有通信渠道全部无缝集成到 ERP 系统中已经成为公司优化通信基础设施所面临的重要任务之一。只有当所有信息(传真、短信、电子邮件或语音邮件)都可以自动集成到 ERP 系统中进行处理并传送至用户或其他系统时,ERP 系统才能发挥出其全部功效。

我们在将通信解决方案集成到 ERP 环境(SAP、ORACLE、Siebel 和 PeopleSoft)方面拥有多年的经验,而且作为 SAP 配套软件合作伙伴,我们可以将所有通信服务集成到 ERP 系统以及其他诸如 SAP R/2 和 R/3 等全球领先的系统中。

特性:

  • 可以集成到任何常用的 ERP 环境
  • 可以通过所有媒体类型(传真、电子邮件、短信等)收发邮件
  • 所有邮件都自动记录和存档
  • 通过自动化处理传入和传出信息节省成本

xSP - 服务提供商

服务提供商的服务质量直接决定着其竞争力。在竞争剧烈的市场,只有配备最佳基础设施的服务提供商才能得以生存。

随着对服务提供过程中通信与性能的要求越来越高,开票程序越来越复杂,通信管理方面的要求也变得越来越严苛。要提供最优质的服务,就需要拥有能够跨越所有接口、格式和边界顺畅通信的工具。要开发定制的通信服务及服务产品并为其提供报告和监控功能,就需要对您自己的通信基础设施提出极为严苛的要求。

特性:

  • 可扩展性 — 提供面向所有常用业务应用程序的开放接口:SAP、IBM、Oracle、Microsoft Exchange、Lotus、Novell,等等。
  • 高可靠性和安全性

合规性

公司需要对所有入站和出站消息传送进行归档和控制,以满足萨班斯-奥克斯利法案 (Sarbanes Oxley)、健康保险流通与责任法案 (HIPAA) 和新巴塞尔协定 (Basel II) 等法规指令的要求。

这些指令对信息的传输与管理有相应的监管规定,要求严格监控和记录所有流程,且所有流程都要确保可追溯性。MFP 是存档流程中的一个潜在安全漏洞,因为通过 MFP 从公司发送出去的文档通常并没有存档。而通过 LAN 将 MFP 连接至 Kofax Communication Server 后,将会对所有传入和传出文档集中编制索引和存档并记录所有流程。这样有助于为公司各项举措满足合规性要求提供支持。

大多数合规性指令要求必须能够确定制作或访问文档的人,且公司必须能够管理各种级别的授权。使用 Kofax Communication Server,管理员能够轻松访问和控制各项安全设置和功能。由于可以轻松连接到大多数存储库系统,这为存档所有相关文档及其他信息提供了支持。

特性:

  • 支持远程办事处
  • 减少传真机所需的模拟线路
  • 通过中央系统集成所有通信媒体以监控各项流程
  • 可以连接到各种企业内容管理 (ECM) 系统

整合

很多公司都在想方设法地利用现有基础设施,整合和集中流程与管理。这些举措的主要目的就是整合基础设施及降低成本。在整合与集中现有基础设施的过程中,许多公司选择使用多功能设备来取代他们一直使用的打印机、复印机、扫描仪和传真机等设备。而利用 Kofax Communication Server,这些设备都可以整合到一套公共的通信基础设施中。这样就可以充分利用现有 IP 基础设施创造更多的价值,而 Kofax Communication Server 则可以将所有事务存档到客户所选的企业内容管理 (ECM) 系统中。

此外,所有通信成本都能实现透明监控。这些成本经过收集并传送到清算系统,随后即可分摊到个人或部门。

特性:

  • 减少用纸量。使用企业级应用程序(例如 Microsoft Outlook、Lotus Notes 及其他应用程序)将传真分发给他人
  • 加快处理速度,节省时间
  • 适用于工作组和企业的完全可扩展的解决方案
  • 企业级可靠性
  • 支持远程办事处
  • 极其安全的线路服务器设计理念
  • 采用具备容错特性的分布式服务器设计理念
  • 减少硬件和维护需求
  • 通过中央系统集成所有通信媒体以监控成本

直通处理传真订单,为基金管理搭建快速通道

证券业的成功取决于能否实时处理交易。但目前,只有 50% 的交易完全通过电子方式进行处理。剩余的 50% 仍是通过传真予以确认。

虽然传真是一种安全可靠的媒体,但传真的订单需要进行手工处理,这无疑会减慢订单处理流程,导致额外的管理风险。每份传真都要打印出来,然后手工送交给相应的人员,再录入到后台应用程序中,最后才能进行处理。这个手工流程速度缓慢、成本高昂、容易出错而且不符合相关法规的要求。此外,缓慢的流程还会增加订单错过截止时间(基金现行汇率截止时间)的风险。

而且,由于交易订单量以每年 50% 的速度激增,投资银行必须不断雇用新员工来维持手工流程。

受手工处理拖累最严重的流程包括:订单处理与确认、对照合同核对并确认订单、清算与结算、报表制作和税额计算,以及存档和基金管理信息。

此外,对于通过传真发送交易订单的客户来说,如果由于未收到订单接收确认消息才发现订单出错或订单传丢,可能已为时太晚。再者,由于传真邮件通讯通常并无存档,因而也无法检索原始邮件来纠正错误。

出现上述任何问题都可能会给银行或交易商的信誉带来严重的影响。

需求:

投资银行通常希望

  • 降低处理成本
  • 提高安全性,减少错误
  • 无需手工处理
  • 加快处理速度
  • 提高客户服务质量
  • 满足存档和合规性要求
  • 拥有高度可靠的传真处理系统

直通传真处理,为基金管理搭建快速通道

Kofax 在满足上述需求方面具有其独到之处,因为它能通过将公司的通信、信息采集和提取产品组合起来,实现整个传真处理和确认流程(从收到传真到确认交易订单)的自动化。

Kofax 产品可以自动

  • 通过传真接收交易文档,
  • 分类报文(SWIFT* 报文类型 MT 502、MT 509、MT 515 等),
  • 提取并验证关键信息(例如 ISIN 编号),
  • 转换所需的数据并将其发布至 SWIFT(ISO 15022、ISO 20022 或任何其他 XML 格式),以及
  • 发送交易订单确认书(MT 502、MT 509、MT 515 等)。

这一系列独特的功能使投资银行能够快速安全地处理传真的基金订单。

业务优势

  • 由于配有一套完整的审核跟踪程序来确保满足合规性要求,整个订单流程变得更加透明。
  • 手工作业大幅减少,最大程度降低处理成本。
  • 处理速度更快,客户沟通更通畅,客户服务质量得以提升。

 

* SWIFT(环球同业银行金融电讯协会)是一家面向全球 207 个国家和地区将近 8100 家金融机构提供安全、标准化消息传送服务和相应接口软件的行业协会。SWIFT 成员包括银行、证券交易商兼股票经纪人和投资经理人。

MFP 集成

许多公司都在使用多功能设备 (MFP) 来取代独立的打印机、复印机、扫描仪、传真机等诸多办公设备。不过,如果在公司的集中通信战略之外独立部署 MFP,则会引发合规性、成本及管理等问题。

有了 Kofax 技术,这些公司可以利用 Kofax Communication Server 将 MFP 集成到现有的 IT 基础设施和网络中,从而尽情发挥出集成所能带来的全部优势。

整合

  • 让接入网络的所有 MFP 拥有传真功能。
  • 无需使用单个传真机和 MFP 集成的传真卡。
  • 不必再为每个 MFP 单独配备电话线路。
  • 支持 IP 电话环境(IP 传真)。
  • 允许用户通过传真分机或电子邮件地址从 MFP 发送传真。
  • 直接将送达通知和回复发送至用户的电子邮件客户端。
  • 使成本中心能够分摊传输费。
  • 在分布式环境中实现集中式通信管理。
  • 减少设备数量,腾出办公空间。

合规性

  • 允许在 MFP 上管理用户授权。
  • 允许对传出传真启用授权工作流。
  • 提供记录并跟踪从 MFP 传输的所有电子文档的功能。
  • 可集中监控和管理所有通讯。
  • 允许对所有传入和传出邮件集中编制索引和持续存档(包括可搜索的 PDF)。
  • 将文档传送至用户收件箱而不是任其保留在公共传真机上,这样可避免他人看到,保证机密性。

增强的安全性

  • 利用独特的 Kofax Communication Server 串联式体系结构,确保万无一失的运行。
  • 提供安全可靠的传送选项。
  • 提供 SSL 加密和发起人 IP 地址验证等安全选项。

使用 Kofax VRS 技术优化影像处理

  • 最大程度保证电子文档的影像质量,即使最初的内容是彩色背景、对比度较低或包含带有突出标记的文字,也能处理妥当。
  • 为文档和数据采集流程提供最佳影像,从而提高 OCR 的准确性。
  • 为出站传真应用程序提供更好的影像质量。

成本降低

  • 无需在 MFP 内部安装传真卡,也不需要占用独立的电话线路,成本得以大幅降低。