Kofax MarkView 应付账款

优化应付账款事务处理

领先的采集自动化解决方案

MarkView 包含业界领先的发票采集、高级识别和数据提取及验证技术,并可将经验证的数据传送至工作流和 ERP,从而减少错误,缩短处理时间,降低处理成本。MarkView 可采集与发票相关的所有信息,自动匹配 订单信息并将其输入 ERP 系统。无论采集的数据是否包含供应商名称、发票编号、发票日期、发票金额、订单编号或订购的特定行项目,与手工录入数据相比,通过自动提取和匹配数据并将其导出至 ERP,均可显著降低数据错误数量。除了基本的 OCR 之外,高级识别还可执行关键字和格式查找、订单数据匹配、模糊数据库搜索以及手动数据异常审查,从而确保仅将最准确最可靠的数据输入到 ERP 中。

自助服务供应商门户

Kofax SupplierExpress™ 允许通过基于 Web 的自助服务门户访问付款状态信息和实际的发票,从而帮助应付账款部门减少成本高昂的查询请求。由于业务经理和供应商均可访问这些信息,应付账款部门收到的查询请求(处理这些请求的成本不菲)因而随之大大减少。

实时监控仪表板

Kofax MarkView AP Advisor 是业界第一款性能达到实时级别的财务流程应用程序,能够帮助公司在其应付账款处理活动方面达到世界级的效率和效益。MarkView AP Advisor 专为财务经理而设计,其集成的应付账款运营透视功能(从全面的总览信息到详细的活动分类汇总)整合了流程和事务数据,可帮助财务经理战略性地管理和优化财务流程。此外,通过将实时流程性能智能与必要时直接干预功能相结合,能够解决影响部门绩效的流程问题,从而将各项事务推进到关键的下一步。

内部控制措施

通过强大的内部控制措施,确保准确而及时地记录和分类会计事务,Kofax MarkView for AP 可以减少财务错误和误报。通过在端对端的自动化财务流程中嵌入最佳实践,Kofax MarkView for AP 可以优化流程并确保公司政策和程序得到有效的贯彻。MarkView 已经在世界领先的公司中得到验证,其无与伦比的功能可以满足公司财务部门实现世界级运营的需求。

MarkView 驱动的技术(工作流和影像处理电子发票自助服务解决方案ERP 系统集成)可以大幅提高效率和服务水平、防范欺诈、减少错误,确保财务报表的准确性并缩短会计结算周期。由于无需纸张并且所有事务类型都集成到标准的、统一的最佳实践工作流,MarkView 可以优化财务事务处理,同时加强内部控制。其结果是财务运作完全自动化,处理成本显著降低。

加强内部控制与降低成本并非鱼与熊掌不可兼得

对公司财务部门来说,有一个经典的难题,即如何在降低成本与加强内部控制并/或提高服务水平这两个似乎相互矛盾的目标之间做出抉择。增强控制环境通常会导致成本增加或服务水平下降,而削减成本又常常会导致控制力度削弱和服务水平下降。片面追求上述任一目标都会带来一系列严重的后果,乃至令许多公司望而却步。然而,在当今环境下,盈利压力和合规性要求却又迫使公司不得不竭力追求上述目标。

加强内部控制是公司财务部门实现世界级运营的根本要求。借助于 MarkView,加强内部控制与降低成本和提高服务水平并无冲突。事实上,这是在大幅增强控制环境的同时积极提升运营效率的关键。MarkView 已经帮助客户取得实实在在的成效。独立机构 The Gantry Group 发现 MarkView 套件的三年平均投资回报率为 332%190 万美元,平均成本回收周期为 7.4 个月。欲获取 ROI 白皮书的副本,请立即与我们联系。

MarkView 财务处理自动化:帮助企业实现控制目标

Kofax MarkView for AP 提供的最佳实践流程可以推动企业实现卓越的业绩、投资回报率和可持续的业务发展,所有这一切都基于一套强大的控制机制框架。确切地说,MarkView 通过以下措施帮助企业实现控制目标:

  • 有效贯彻公司政策和程序 – 通过将最佳实践工作流嵌入到关键业务运作(例如应付账款和费用管理)中,MarkView 可使公司的政策和程序得到有效贯彻。这样可以提高运营效率,增大发现或杜绝不法行为的可能性。
  • 严密、可靠的审批框架 – 通过自动分拣、提醒和上报(所有这一切都通过工作流软件进行跟踪),可以确保文档得到及时审批。由于允许通过自助服务的形式访问与事务相关的全部备份并且提供详细的审核跟踪记录,经理可以掌握事务的深层信息,从而非常自信地做出准确地审批。
  • 完整的事务级备份 – 通过将所有相关信息在线关联到 ERP 记录,妥善地维护事务级的备份,这就为应付账款人员提供了无与伦比的财务数据透视能力,方便他们批准、审查和审计财务数据,同时也为强有力的内部控制奠定了坚实的基础。应付账款最佳实践是将所有文档格式和来源的事务备份与 ERP 财务系统相集成,然后连接到应付账款统一接收的发票。所有纸质发票文档都采用 Kofax Capture 技术进行扫描,然后使用影像(而不是实际的纸质文档)在 ERP 系统中编制索引。此外,还会采集电子发票 (EIPP) 和 EDI 事务。事务级备份与 ERP 记录之间的这种永久性的关联大大增强了控制能力。
  • 第一时间端对端地透视财务事务 – 集中接收所有发票,再配合前端即时采集,确保在第一时间记录债务,让财务管理人员能够深入而准确地透视应付账款汇总信息。此解决方案可帮助公司缩短审批周期,避免发票大量积聚,从而赢得提前付款折扣并避免缴纳滞纳金,因而能够降低成本。此外,在整个流程周期中都可以持续维护详细的审核跟踪记录,其中包含谁在何时执行了什么操作之类的信息。
  • 在事务层面上分离冲突的职责 – 这个概念虽然很简单,但系统地实现和贯彻职责的分离却很困难,很少有企业能做到。ERP 系统自然是实现职责分离的起点。大多数系统通过安全框架来解决职责分离问题,安全框架控制每个授权用户的职能。这种分类方法的设计、部署、支持和维护成本都很高。财务上很少由某个人负责本应分离的流程中的各个步骤。例如,发票录入/发票批准和供应商批准/发票批准等步骤就不应该由同一个人来执行。一旦有员工升迁、调岗或离职,公司必须持续更新其 ERP 系统,输入每个人的正确授权级别。

    借助于 MarkView,可在事务层面上(而非职务层面上)实施职责分离,因此,员工仍被允许执行多种职能,只要他们对同一交易履行的职责不会相互冲突即可。业务事务实时监控功能可发现潜在的违反政策行为、付款错误、系统冒用和欺诈并将交易送交给管理人员进行审查和处理,从而降低了风险,却不会牺牲工作效率,也不会增加成本。

  • 全面的端对端审核跟踪 – MarkView 使公司能够监控发票在各个环节的变化。系统会跟踪所有更改并维护全面的审核跟踪记录。系统会记录每个处理点所发生的事件及其执行者,使公司能够自动发现事务层面上的潜在冲突。这样可以提高内部和外部审核功能的有效性和效率,帮助避免财务误报。审计员可以轻松地通过自助服务访问每项财务事务的全部审核跟踪记录和备份信息,确保能够快速检验控制措施并最大限度地降低审计成本。
  • 内部和外部审计支持 – MarkView 提供自助服务式访问功能,允许用户方便地访问全面的事务备份和审核跟踪记录,同时还提供详细的报告功能,简化了审计工作。
  • 减少处理和会计错误 – MarkView 的最佳实践、采集和分拣功能可以大大减少各类错误( 数据录入、丢失或分错文档和/或审批不当)的数量,从而大幅降低错误率。

控制严重风险带来的不利影响

可以轻松发现控制环境中最可能的风险来源,每一种风险来源都可能给公司财务部门带来不利影响,损害公司的成本效益、审计质量和合规能力。这些风险来源包括:

  • 基于纸张的流程 – 财务流程基于纸质文档的公司很可能会因文档的混乱而陷入低效运营乃至面临各种风险。根据普华永达的研究,公司每份纸质文档平均有 19 个副本,每个文档的档案管理需要花费 20 美元,每 20 个文档会丢失 1 个,人工寻找每个丢失的文档需要耗费 120 美元,重新创建每个丢失的文档则需要耗费 25 小时的人力。在这种基于纸面的、人工处理环境中,在关键的财务业务流程(例如采购、应付账款和应收账款)中,落后的内部控制和资源浪费显得尤为严重。

    除了受欺诈的风险增大之外,基于纸张的流程还是各种错误的温床。在应付账款部门中,混乱而失灵的流程常常会导致重复付款、超额付款和科目分配错误等错误。出现重复付款的常见原因是,由于低效的发票处理流程导致付款周期过于漫长,供应商在漫长的等待过程中失去耐心,因而选择重发发票。超额付款则常常是因为发票数据录入错误而引起的。
  • 不同的事务类型采用不同的流程 – 许多公司对于不同格式和/或来源(包括纸张、EDI、传真和电子发票 (EIPP))的事务分别采取不同的工作流和业务流程进行管理。这样会扩大控制环境,增加关键流程,导致流程效率低下,出现不法行为的可能性增大,合规和审计成本也随之增加。
  • 基于纸张的事务级备份 – 使用基于纸张的事务级备份所带来的风险与其他任何基于纸张的流程一样。归档、检索、复制、传真和邮寄纸质文档会严重影响事务的处理效率,使人们难以及时而准确地将文档与 ERP 财务记录关联在一起,此外,还会给控制环境带来许多漏洞。
  • 人工批准框架 – 由于工作量巨大,资源有限,人工批准流程常常非常缓慢,容易出错,并且安全措施(例如签名验证)不到位。
  • 移动安全性 – 要移动访问发票数据和应付账款流程,必须遵循公司/的相关标准和内部控制措施。
  • 职责相互冲突 – 欺诈年鉴中不计其数的案件历史记录清晰地表明:严格的职责分离是维护最强有力的内部控制环境的根本。如果未能正确地实施职责分离(例如发票录入和发票批准),就无法实现构建强大内部控制环境的目标。
  • 无法访问审核历史记录 – 按照 Sarbanes Oxley 的强制性要求,要准确、及时而经济有效地完成审核,就必须确保能够轻松地验证记录以进行审计。如果要审计的流程很复杂,或者涉及的环节太多并且/或者各个环节是人工执行的,将会大大增加审计的工作量。

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最佳实践工作流

通过以直观的方式在线采集和管理所有发票数据,公司可以精简和自动化从采购到付款的流程。大多数 ERP 系统尚未得到充分利用,这是因为与这些昂贵的系统进行通信的业务流程尚未得到优化。在 ERP 实施完成之后,电子邮件和传真的往来以及纸面文档的交换仍然非常频繁。通过尽早以电子形式采集所有发票数据,公司可以更好地实现真正的端对端、采购到支付流程的自动化。Kofax 将其 20 多年专业经验积淀的最佳实践和数以百计的实施方案封装到应付账款业务流程中,消除了通信瓶颈,优化了应付账款流程。

MarkView 可自动化 ERP 应付账款应用程序中的所有交易,无论交易是否基于订单。对于预先批准的发票和订单 发票,由于系统前会在线采集所有发票信息并将其立即交给负责解决争议的用户,因此能够精简和优化通常繁琐而低效的争议解决流程。利用 MarkView for Accounts Payable,用户可以非常方便地访问所需的全部信息和工具,从而轻松解决发票冻结问题并批准支付发票。如果用户需要访问发票或采购单信息,他们可以通过 Kofax MarkView for AP 在线访问所有相关的信息,因而大幅减少了应付账款业务人员检索此类信息所需的成本和时间。

对于无 PO 的发票,Kofax MarkView for AP 可以将供应商发票直接输入应付账款部门,优化编码和批准流程。MarkView for Accounts Payable 会利用 ERP 系统的安全机制和审批等级体系,将发票以链接的形式通过电子邮件发给适当的业务经理。该经理点击此链接时,即会在浏览器中显示此发票,供经理审核、编码和批准。借助于 Kofax MarkView for AP,第一遍即可准确地输入可能冗长而难以记忆的成本中心代码,并且随后还会执行交叉检查并对照 ERP 表中的数据实时进行验证。要批准或拒绝发票,经理只需将相应的图章拖放到电子发票上。

Kofax 提供完全产品化的最佳实践工作流,帮助优化财务流程

Kofax MarkView for AP 最佳实践工作流已经深刻改变了世界领先公司的业务实践,优化了他们的应付账款流程,为他们带来了最大化的利益。这些公司通过这种方式精简了流程,加强了内部控制力度,简化了审计流程,显著提升了财务和业务部门的工作效率,与此同时还大幅降低了成本。在当今这个时代,财务人员面临的压力与日俱增,而拥有这样一套合适的解决方案可以帮助组织实现盈利。

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电子开票

电子开票,也称为电子发票出具及支付 (electronic invoice presentment and payment, EIPP),在最大程度地降低应付账款 (AP) 事务处理方面拥有大量成功的记录。

让您的电子开票投资物有所值

电子开票战略必须满足自动化端对端财务流程的全部需求并实现期望的益处。一套成功的战略应当包括最佳流程的设计、业务案例的创建,应当保障所需投资的安全性,应当选择并成功地部署适当的技术,此外,还应允许供应商采纳购买方对其订单到现金流程提出的更改请求并成功地执行内部流程更改。

处理纸质文档的代价非常大!基于纸张的流程有很多弊端:杂乱无章、成本高昂、容易出错、费时费力、不够透明,给数据的安全性带来隐患(这一点从违规事件屡出不穷即可略窥一斑),除此之外,还会导致错误百出,并给审计工作带来巨大的成本和麻烦。电子开票方案可以解决以上所有问题,确保:

  • 精简流程;
  • 降低成本;
  • 避免出错;
  • 缩短发票处理时间;
  • 提高能见度;
  • 加强内部控制力度;以及
  • 提高服务水平

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自助服务

应付账款职能部门有许多重要的往来对象,包括业务部门、采购、供应商、员工、会计、审计员、CFO 和总会计师。要满足所有这些相关人员的需求,说得好听点,是项充满挑战的任务,说得难听点,实在是个沉重不堪的负担。无休无止的查询、争议、信息索取和错误校正会让应付账款员工疲于应付,乃至整个部门陷入瘫痪状态。倘若这些利益相关者可以自行执行应付账款相关任务,而无需应付账款员工的任何协助,将会如何呢?这正是自助服务的设计理念。自助服务是一个功能强大的工具,可以在不牺牲内部控制力度的前提下缩短周期,从而降低成本,提高服务水平。与此同时,通过基本消除重新录入发票数据这项容易导致数据录入和付款出错的工作,自助服务还可以最大程度地减少错误。

从提交/采集发票文档,到精简和管理工作流流程,再到管理应付账款资源,直到查询和审计,整个应付账款处理周期都可以使用自助服务。

自助服务可以解放应付账款部门,因为通过它:

  • 供应商可以利用自助服务供应商门户在线提交发票并查询付款状态。
  • 业务部门无需应付账款人员的介入,便能准确地完成发票的审批和科目编码。
  • 采购部门能够解决被冻结的发票,而不必等待应付账款人员的介入。
  • 应付账款经理和总会计师能够监控有关生产效率、现金管理和合规性的关键指标。
  • 员工能够提交费用报表和收据。
  • 审计员可以检索备份和审核跟踪记录,而不必麻烦应付账款人员。

改成自助服务可以省时省力,从而解放资源,使他们能够投入到更有价值的工作中,例如,确保合同的合规性,执行现金管理、供应商合理化和开支分析,以及提高工作效率等。

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实时 ERP 系统集成

ERP 系统是企业的事务处理中枢,是事务信息的“感知”中心。大多数补充性的应付账款解决方案都宣称可与 ERP“集成”,但事实上,他们的软件只是复制 ERP 企业信息、业务逻辑和功能,因而会导致效率低下并带来种种错误。实时 ERP 系统集成可以确保 ERP 是“信息的唯一来源”,而不会出现重复的企业信息、业务逻辑或功能。

实时 ERP 事务信息

应付账款最佳实践解决方案可以实时输入事务。收到发票之后,便会立即将发票输入 ERP。如果采用集成不够彻底的方案,发票数据只是在最后才输入 ERP 系统,从收到发票到批准发票之前的整个过程,ERP 都仿佛浑然不知。通过实时集成,所有工作流数据均可在 ERP 中访问。还可以利用实时 ERP 和工作流状态信息答复查询。这种方法还可确保财务报表的准确性。

企业信息和业务逻辑

“信息的唯一来源”意味着绝对不会复制任何数据。ERP 系统应当作为以下各项“信息的唯一来源”:

  • 用户安全性和授权
  • 用户等级体系
  • 重要性限制
  • 会计科目表
  • 供应商主文件

集成的实时解决方案可以利用 ERP 系统中存储和维护的企业信息,并运用 ERP 业务逻辑来验证输入的信息。复制数据和业务逻辑的解决方案则会带来数据同步和逻辑不符的问题,从而导致错误增多。

用户环境

财务和采购专员的日常工作主要在 ERP 应用程序中完成。因此,他们希望新的功能能以补充方案的形式提供,而不是另辟蹊径。与此同时,负责对发票进行核查、编码和审批的业务用户通常对 ERP 用户环境缺乏了解;他们很可能更偏爱 Web 浏览器这样的工作平台。满足这一需求的解决方法是,针对每种类型的用户设计专门的工作平台,然后通过无缝集成这些工作平台提供新的功能。

实时 ERP 集成创造有形价值

通过精简和自动化与 Oracle 和 SAP 等 ERP 系统交互的业务流程,Kofax MarkView for AP 能够发挥出这些功能强大的 ERP 系统的全部价值。最佳实践工作流可以消除不必要的步骤,优化所有参与者的流程。MarkView 的实时 ERP 系统集成功能可以带来快速而诱人的投资回报,极大地改进了世界领先公司的财务业务流程。

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